Le Grand-livre, le Journal et la Balance

Bonjour et bienvenue.
La partie que vous allez aborder a pour objet le bilan. À l’issue de ce chapitre, vous serez capable de :

  1. Enregistrer des opérations simples dans le Journal
  2. Reporter ces opérations au Grand-livre
  3. Établir une balance
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Le compte

La méthode dite des « bilans successifs » nécessite beaucoup de temps
si bien qu’elle ne pourra pas être utilisée en pratique.
C’est pourquoi, le comptable va enregistrer toutes les opérations comptables résultant de l’activité de l’entreprise
dans les comptes du Grand-livre (et du Journal).

Le compte est un tableau divisé en deux parties :

Le compte
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Le Grand-livre

Pour chaque poste du bilan, le comptable ouvre un compte en « T ».
Le Grand Livre regroupe l’ensemble des comptes utilisés par l’entreprise.

Ainsi, pour le bilan de la société Luxinternet Sàrl représenté ci-dessous, le Grand-livre présente les comptes suivants :

Bilan Luxinternetcafé
Actif Actif Passif Passif
Total 275 000 € Total 275 000 €
Actif immobilisé Capitaux propres
Immeuble 150 000 € Capital 225 000 €
Actif circulant Dettes
Banque 123 800 € Emprunt bancaire 50 000 €
Caisse 1 200 €
  • Comptes d’actif

    D Immeuble C
    D Banque C
    D Caisse C
  • Comptes de passif

    D Capital C
    D Emprunt bancaire C
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Les comptes de bilan

Dans un bilan, il existe des postes à l’actif et au passif.
Dans le Grand-livre, il faut également faire une distinction entre les comptes d’actif et de passif.
L’ensemble de ces comptes est appelé « comptes de bilan ».

De même, un montant correspond à chaque poste du bilan. Cette somme initiale doit être inscrite dans les comptes du Grand-livre.

Les comptes de bilan
Bilan Luxinternetcafé
Actif Actif Passif Passif
Total 275 000 € Total 275 000 €
Actif immobilisé Capitaux propres
Immeuble 150 000 € Capital 225 000 €
Actif circulant Dettes
Banque 123 800 € Emprunt bancaire 50 000 €
Caisse 1 200 €
  • Comptes d’actif

    D Immeuble C
    sàn 150 000 €
    D Banque C
    sàn 123 800 €
    D Caisse C
    sàn 1 200 €
  • Comptes de passif

    D Capital C
    sàn 225 000 €
    D Emprunt bancaire C
    sàn 50 000 €
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Opérations comptables

L’enregistrement des opérations comptables dans les comptes de bilan se fait selon les règles suivantes :

  • Comptes d’actif

    D Compte d’actif C
    + -

    Les augmentations de comptes d’actif s’inscrivent au débit,
    alors que les diminutions de ces comptes s’inscrivent au crédit.

  • Comptes de passif

    D Compte de passif C
    - +

    Les augmentations de comptes de passif s’inscrivent au crédit,
    alors que les diminutions de ces comptes s’inscrivent au débit.

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Comptabilité en partie double

La société LUXINTERNETCAFE S.à r.l. décide d’acheter un entrepôt (immeuble) pour stocker des marchandises.

Cet entrepôt coûte 25 000 € et est réglé par virement bancaire.

Observez les changements entraînés par cette opération comptable au Grand-livre de la société :

  • Comptes d’actif

    D Immeuble C
    sàn 150 000 €
    25 000 €
    D Banque C
    sàn 123 800 €
    25 000 €
    D Caisse C
    sàn 1 200 €
  • Comptes de passif

    D Capital C
    sàn 225 000 €
    D Emprunt bancaire C
    sàn 50 000 €
  1. La valeur des immeubles augmente de 25 000 €. Ceci donne lieu à une inscription au débit de ce compte d’actif.
  2. L’avoir en banque diminue de 25 000 €. Cette diminution est inscrite au crédit de ce compte d’actif.

Chaque opération commerciale donne lieu simultanément à une inscription
au débit d’un (ou de plusieurs) compte(s) et au crédit d’un (ou de plusieurs) autre(s) compte(s).
DÉBIT = CRÉDIT

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Les comptes de gestion

Les opérations enregistrées jusqu’ici n’ont entraîné aucune variation de la fortune de l’entreprise. Aucun enrichissement, ni appauvrissement n’a pu être constaté. Toutefois, la finalité d’une entreprise est de réaliser un bénéfice, c’est-à-dire de s’enrichir.

  • Comptes de produits

    L’entreprise s’enrichit principalement en réalisant des opérations commerciales avec ses clients. Toutefois, d’autres revenus sont possibles comme les loyers encaissés, les intérêts en faveur de l’entreprise, etc.


    Les comptes qui enregistrent les augmentations de la fortune (enrichissements de l’entreprise) s’appellent : comptes de produits.

  • Comptes de charges

    Pour générer des produits et fonctionner, l’entreprise doit consommer un certain nombre de biens et services comme acheter des marchandises, payer des salaires, etc. Cette consommation entraîne un appauvrissement de l’entreprise.


    Les comptes qui enregistrent les diminutions de la fortune (appauvrissements de l’entreprise) s’appellent : comptes de charges.

Les comptes de charges et de produits sont encore appelés comptes de gestion.
En fin d’exercice comptable, les comptes de gestion sont centralisés dans le compte de résultat de l’exercice.
La finalité est de connaître la variation de la fortune durant l’exercice.

Les comptes de gestion ne présentent pas de solde à nouveau au début de l’exercice.
Ils sont ouverts au Grand-livre au fur et à mesure de l’apparition des différents produits et charges.

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Enregistrement des opérations comptables

L’enregistrement des opérations comptables dans les comptes de gestion se fait selon les règles suivantes :

  • Comptes de charges

    D Compte de charges C
    + -

    Les augmentations de comptes de charges s’inscrivent au débit,
    alors que les diminutions de ces comptes s’inscrivent au crédit.

  • Comptes de produits

    D Compte de produits C
    - +

    Les augmentations de comptes de produits s’inscrivent au crédit,
    alors que les diminutions de ces comptes s’inscrivent au débit.

Le principe de la comptabilité en partie double s’applique également aux opérations en relation avec les comptes de gestion.

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Le Journal

L’article 11 du Code de Commerce stipule que :

« Toutes les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète, et par ordre de date,
soit dans un livre-journal unique, soit dans un système de journaux auxiliaires spécialisés. »

Le Journal est un document comptable permettant d’enregistrer les opérations comptables par ordre chronologique.

Avantages

  • Rapidité

    L’enregistrement des opérations est plus rapide.

  • Exactitude

    L’exactitude arithmétique (DÉBIT = CRÉDIT) est facilement vérifiable.

  • Efficacité

    Une opération spécifique peut rapidement être retrouvée grâce à l’ordre chronologique.

Pourtant, l’inscription des opérations au Journal rend le calcul du solde d’un compte très compliqué.
En effet, pour connaître le solde du compte « Banque », il faut d’abord rechercher toute opération où ce dernier intervient.

Le report périodique des opérations du Journal au Grand-livre permet de remédier à cette insuffisance.

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Inscription des opérations

L’inscription des opérations au Journal se fait selon la même logique que leur inscription au Grand-livre.

Schématiquement, le Journal se présente comme suit :

Montants Montants
Débit Crédit
Date de l’opération
Compte(s) débités
à Compte(s) crédité(s)
Libellé

L’ensemble — date, compte(s) débité(s) et compte(s) crédité(s), montants et libellés — s’appelle « article ».

Le libellé est un bref résumé de l’opération et comporte généralement
le numéro et la date de la pièce justificative ayant donné lieu à l’inscription de l’opération.

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Changement de page

Lorsque le comptable arrive au bout d’une page au journal
il doit reporter les totaux des montants débités et crédités à la page suivante.

Veuillez consultez le journal pour voir comment il procède

Page 1
Montants Montants
Débit Crédit
Date de l’opération
Compte(s) débités
à Compte(s) crédité(s)
Libellé
Date de l’opération
Compte(s) débités
à Compte(s) crédité(s)
Libellé
À reporter Somme débit Somme crédit
Page 2
Reports Somme débit Somme crédit
Date de l’opération
Compte(s) débités
à Compte(s) crédité(s)
Libellé
Date de l’opération
Compte(s) débités
à Compte(s) crédité(s)
Libellé

DÉBIT = CRÉDIT
Il est donc évident qu’en bas de page on ait :
Somme des montants débités = Somme des montants crédités

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Report du Journal au Grand-livre

Périodiquement, et notamment en fin d’exercice, les opérations doivent être reportées du Journal au Grand-livre afin
de pouvoir clôturer (ou arrêter) les comptes et établir le bilan final et le compte « Profits et Pertes ».

Démonstration
Montants Montants
Débit Crédit
25/07/N
Banque 10 000 €
à Prestations de services 10 000 €
Extrait bancaire n°443 du 25/07/N
26/07/N
Téléphone 500 €
à Fournisseurs 500 €
Facture 29.300 du 24/07/N
  • Comptes d’actif

    D Banque C
    10 000 €
    D Téléphone C
    500 €
  • Comptes d’actif

    D Prestations de services C
    10 000 €
    D Fournisseurs C
    500 €
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Utilité et présentation de la Balance

La balance de vérification est un tableau qui reprend à une date donnée tous les comptes du Grand-livre.

La balance de vérification est établie périodiquement et fournit des informations utiles au comptable. Elle permet de faire certains contrôles et de vérifier notamment le respect du principe de la comptabilité en partie double.

La balance de vérification se présente sous forme d’une liste à trois colonnes principales. Les deuxième et troisième colonnes sont présentées en double-colonnes.

Balance de vérification au …
Intitulé des comptes Sommes Sommes Soldes Soldes
Débit Crédit Débit Crédit
Totaux
 
 
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Principes d’établissement
et limites de la Balance

Balance de vérification au …
Intitulé des comptes Sommes Sommes Soldes Soldes
Débit Crédit Débit Crédit
Totaux
 
 
  • Dans la première colonne de la balance
    figurent les intitulés des comptes du
    Grand-livre. Ces comptes doivent être classés suivant les numéros
    du plan comptable.

  • Dans la deuxième colonne,
    on inscrit les montants totaux des débits et crédits des comptes.

  • Enfin, dans la troisième colonne,
    figurent les soldes éventuels
    des différents comptes.

Comme pour chaque opération l’égalité « Débit = Crédit » doit être vérifiée, il faut que dans la balance :
Total des sommes débitées = Total des sommes créditées

Cette égalité signifie donc :
Total des soldes débiteurs = Total des soldes créditeurs

La balance est un précieux instrument de contrôle mais connaît cependant une limite majeure.
En effet, elle permet de vérifier que toutes les opérations inscrites respectent le principe de la comptabilité en partie double.
Pourtant, elle ne saura pas avertir le comptable d’une éventuelle erreur de comptabilisation
(par exemple : utilisation d’un mauvais compte, inscription du mauvais montant, etc.)

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Balance de vérification avant clôture des
comptes : Balance provisoire

En tant qu’instrument de contrôle, la balance est établie périodiquement en fonction des besoins et de l’organisation interne de l’entreprise. Il peut tout d’abord s’avérer utile d’établir une balance de vérification en cours d’exercice, c’est-à-dire avant clôture des comptes. Cette balance est encore appelée balance provisoire ou balance avant inventaire.

Balance de vérification au …
Intitulé des comptes Sommes Sommes Soldes Soldes
Débit Crédit Débit Crédit
Totaux 36 100 € 36 100 € 34 900 € 34 900 €
Capital 25 000 € 25 000 €
Véhicules 32 300 € 32 300 €
Caisse 3 500 € 1 200 € 2 300 €
Électricité 300 € 300 €
Prestations de services 9 900 € 9 900 €
  1. Comme on se situe au cours d’un exercice comptable, les comptes de charges et de produits n’ont pas encore été soldés.
  2. Le total des sommes débitées et créditées est égal.
  3. Le total des soldes débiteurs et créditeurs est égal.
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Balance de vérification après clôture des comptes : Balance définitive

La balance peut également être établie en fin d’exercice comptable, c’est-à-dire après clôture des comptes.
Il s’agit alors de la balance définitive ou balance après inventaire.

Balance de vérification au …
Intitulé des comptes Sommes Sommes Soldes Soldes
Débit Crédit Débit Crédit
Totaux 46 300 € 46 300 € 34 600 € 34 600 €
Capital 25 000 € 25 000 €
Résultat de l’exercice 300 € 9 900 € 9 600 €
Véhicules 32 300 € 32 300 €
Caisse 3 500 € 1 200 € 2 300 €
Électricité 300 € 300 €
Prestations de services 9 900 € 9 900 €
  1. Comme on se situe à la fin d’un exercice comptable, les comptes de charges et de produits ont été soldés par le compte « Résultat de l’exercice » qui vient s’ajouter au compte du Grand-livre.
    Les comptes de charges et de produits ne présentent donc plus de solde.
  2. Le total des sommes débitées et créditées est égal.
  3. Le total des soldes débiteurs et créditeurs est égal.
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Illustration

  • La société ABC S.à r.l. présente le bilan initial suivant :

    Bilan ABC
    Actif Actif Passif Passif
    Total 49 200 € Total 49 200 €
    Actif immobilisé Capitaux propres
    Matériel informatique 15 000 € Capital 25 000 €
    Actif circulant Dettes
    Banque 34 000 € Emprunt bancaire 20 000 €
    Caisse 200 € Dettes fournisseurs 4 200 €
    Étape suivante
  • Voici les enregistrements des opérations que la société réalise en début d’exercice dans le Grand-livre :

    1. Transfert du compte bancaire vers la caisse : 1 000 €
    2. Achat à crédit d’un véhicule de transport : 14 000 €
    3. Paiement par virement bancaire du loyer de janvier : 580 €
    4. Envoi de facture au client Müller pour prestations de services : 8 250 €
    • Comptes d’actif

      D Matériel informatique C
      sàn 15 000 €
      D Banque C
      sàn 34 000 €
      1 000 €
      580 €
      D Caisse C
      sàn 200 €
      1 000 €
      D Véhicule C
      14 000 €
      D Clients C
      8 250 €
    • Comptes de passif

      D Capital C
      sàn 25 000 €
      D Emprunt bancaire C
      sàn 20 000 €
      D Dettes fournisseurs C
      sàn 4 200 €
      14 000 €
    • Comptes de charges

      D Loyers C
      580 €
    • Comptes de produits

      D Prestations de services C
      8 250 €
    Étape précedente Étape suivante
  • Voici les enregistrements des opérations que la société réalise en cours d’exercice dans le Journal :

    1. 27.06 : Paiement du loyer de juin, 580 € (Extrait bancaire n°120)
    2. 29.06 : Encaissement en espèce de 670 € pour prestation de services (Extrait bancaire n°121)
    3. 30.06 : Emprunt de 25 000 € auprès de la banque
    Montants Montants
    Débit Crédit
    27/06/N
    Loyers 580 €
    à Banque 580 €
    Extrait bancaire n°120 du 21/06/N
    29/06/N
    Caisse 670 €
    à Prestations de services 670 €
    Facture 2 du 22/06/N
    30/06/N
    Banque 25 000 €
    à Emprunt 25 000 €
    Extrait bancaire n°122 du 30/06/N
    Étape précedente Étape suivante
  • Voici les enregistrements des opérations que la société réalise en cours d’exercice dans le Grand-livre :

    • Comptes d’actif

      D Matériel informatique C
      sàn 15 000 €
      D Banque C
      sàn 34 000 €
      25 000 €
      1 000 €
      580 €
      580 €
      D Caisse C
      sàn 200 €
      1 000 €
      670 €
      D Véhicule C
      14 000 €
      D Clients C
      8 250 €
    • Comptes de passif

      D Capital C
      sàn 25 000 €
      D Emprunt bancaire C
      sàn 20 000 €
      25 000 €
      D Dettes fournisseurs C
      sàn 4 200 €
      14 000 €
    • Comptes de charges

      D Loyers C
      580 €
      580 €
    • Comptes de produits

      D Prestations de services C
      8 250 €
      670 €
    Étape précedente Étape suivante
  • Voici l’établissement de la balance avant clôture au 30 juin N :

    Balance de vérification au 30 juin N
    Intitulé des comptes Sommes Sommes Soldes Soldes
    Débit Crédit Débit Crédit
    Totaux 99 280 € 99 280 € 97 120 € 97 120 €
    Capital 25 000 € 25 000 €
    Emprunt bancaire 45 000 € 45 000 €
    Véhicules 14 000 € 14 000 €
    Matériel informatique 15 000 € 15 000 €
    Dettes fournisseurs 18 200 € 18 200 €
    Clients 8 250 € 8 250 €
    Banque 59 000 € 2 160 € 56 840 €
    Caisse 1 870 € 1 870 €
    Loyers 1 160 € 1 160 €
    Prestations de services 8 920 € 8 920 €
    • Comptes d’actif

      D Matériel informatique C
      sàn 15 000 €
      D Banque C
      sàn 34 000 €
      25 000 €
      1 000 €
      580 €
      580 €
      D Caisse C
      sàn 200 €
      1 000 €
      670 €
      D Véhicule C
      14 000 €
      D Clients C
      8 250 €
    • Comptes de passif

      D Capital C
      sàn 25 000 €
      D Emprunt bancaire C
      sàn 20 000 €
      25 000 €
      D Dettes fournisseurs C
      sàn 4 200 €
      14 000 €
    • Comptes de charges

      D Loyers C
      580 €
      580 €
    • Comptes de produits

      D Prestations de services C
      8 250 €
      670 €
    Étape précedente
Je suis prêt pour les exercices !